Privacy

(English follows Dutch)

AvaLingua Exchange
KvK: 72186054

Privacyverklaring AvaLingua Exchange

Versie: 27 maart 2020

 

Het AvaLingua Exchange Team hecht waarde aan een zorgvuldige omgang met jouw persoonlijke gegevens.

We zien erop toe dat we je gegevens op een veilige manier gebruiken en verwerken, waarbij we handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze privacyverklaring is opgesteld om inzicht te bieden in welke persoonsgegevens wij verzamelen, om toe te lichten waarom wij dit doen en om uitleg te bieden over je rechten hieromtrent. Het AvaLingua Exchange Team deelt een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de correcte verwerking van jouw gegevens. Voor resterende vragen over jouw privacy kun je contact opnemen met het AvaLingua Exchange Team.

 

Artikel 1: De gegevens en doeleinden

AvaLingua Exchange kan vragen om en gebruikmaken van jouw gegevens op verschillende manieren. Hieronder wordt hier dieper op ingegaan:

1.1. Inschrijving bijeenkomsten

Wij gebruiken deze gegevens:
Om te zorgen dat we je op een zo goed mogelijke manier kunnen indelen voor de bijeenkomst;
Om je te informeren over de desbetreffende bijeenkomst;
Om je tijdens de bijeenkomst gepaste begeleiding te bieden;
Om je te informeren over de Nederlandse taalcursussen van AvaLingua als je hebt aangevinkt dat je hierin geïnteresseerd bent.
Uiterlijk zes maanden nadat je je hebt ingeschreven voor een bijeenkomst, verwijderen we je e-mailadres van deze inschrijving.

1.2 E-mail

Elke zes maanden verwijderen we de verzonden en ontvangen e-mails van al onze e-mailadressen. Tenzij deze e-mails een suggestie, klacht of informatie bevatten zoals een blog, foto’s of informatie over de werking van AvaLingua Exchange. In deze gevallen zullen wij de e-mails bewaren. Dit om een zo goed mogelijke dienstverlening te waarborgen en legitieme en essentiële zakelijke doeleinden na te streven. Alsook het nemen van de op gegevens gebaseerde zakelijke beslissingen over nieuwe mogelijkheden en het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
Op jouw verzoek verwijderen of anonimiseren wij jouw persoonlijke gegevens, zodat je op basis daarvan niet meer kunt worden geïdentificeerd, tenzij het ons wettelijk toegestaan is of tenzij wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonlijke gegevens te bewaren, bijvoorbeeld als wij je een factuur sturen.

1.3 Factuur

Wanneer je een factuur van ons ontvangt, zijn hier jouw volgende gegevens in verwerkt: naam, eventuele bedrijfsnaam, e-mailadres, openstaand saldo en eventueel factuuradres. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het volledig afronden van de betaling en zijn wettelijk verplicht. Vanuit de Belastingdienst volgt de verplichting om deze gegevens zeven jaar te bewaren. Nadat deze termijn is verstreken, zullen deze gegevens door ons worden verwijderd.

1.4 Marketing

Voor marketingdoeleinden kunnen wij, de volgende gegevens gebruiken: naam, e-mailadres en eventueel je account op social media (zie 1.4.3. Facebook). Zo kunnen wij je via de gewenste weg informeren over onze bijeenkomsten, activiteiten en updates.

1.4.1. Nieuwsbrief

Je kunt jezelf aanmelden voor het ontvangen van onze nieuwsbrief. In de nieuwsbrief informeren wij je over onze bijeenkomsten en andere relevante informatie zoals taalweetjes en activiteiten in de buurt. Om het toezenden van de nieuwsbrief mogelijk te maken, maken wij gebruik van je naam en e-mailadres. Elke nieuwsbrief bevat de mogelijkheid om je voor toekomstige nieuwsbrieven af te melden. In het geval dat je besluit om je af te melden voor de nieuwsbrief, zullen ook de genoemde gegevens worden verwijderd.

1.4.2 Beeldmateriaal

Een vraag in het inschrijfformulier heeft betrekking op het maken van beeldmateriaal tijdens de bijeenkomsten. Wij vragen toestemming voor het maken van beeldmateriaal waarop jij zichtbaar zult (of kunt) zijn en voor het gebruikmaken van dit beeldmateriaal voor de website en/of social media. Als je aangeeft dat je niet op het beeldmateriaal zichtbaar wilt zijn, dan zullen we hiervoor zorgen.

1.4.3 Facebook

Als je lid bent van onze openbare Facebookgroep: AvaLingua Exchange - Language Exchange - NL, zijn de door jou geplaatste berichten in deze groep zichtbaar voor alle groepsleden en overige Facebook-leden die de pagina bekijken. Je kunt op ieder moment uit de Facebookgroep stappen.
Als je onze Facebookpagina: AvaLingua Exchange liket, heb je zelf de mogelijkheid om de pagina op ieder moment weer te ‘unliken’.
Als je via Facebook contact met ons opneemt via een privébericht naar ons account Ava van Nijmegen of via de chatfunctie van de AvaLingua Exchange Facebookpagina zal het AvaLingua Exchange Team de berichten persoonlijk behandelen. Lees de privacyverklaring van Facebook om meer over je privacy, bij gebruikmaking van Facebook, te achterhalen.

1.4.4 Instagram

Wij beheren de Instagrampagina AvaLingua Exchange. Als je de pagina volgt of likes geeft, dan zal je naam zichtbaar zijn. Je hebt ieder moment de mogelijkheid om de pagina te ‘ontvolgen’ of berichten te ‘unliken’. Als je berichten plaatst bij onze posts dan zullen deze openbaar zijn. Wanneer je via een privébericht contact met ons opneemt, dan zal het AvaLingua Exchange Team de berichten persoonlijk behandelen. Lees de privacyverklaring van Instagram om meer over je privacy, bij gebruikmaking van Instagram, te achterhalen.

1.4.5 LinkedIn

Wij beheren de LinkedInpagina AvaLingua Exchange. Als je de pagina volgt of berichten liket, dan zal je naam zichtbaar zijn. Je hebt ieder moment de mogelijkheid om de pagina te ‘ontvolgen’ of berichten te ‘unliken’. Als je berichten plaatst bij onze posts dan zullen deze openbaar zijn. Wanneer je via een privébericht contact met ons opneemt, dan zal het AvaLingua Exchange Team de berichten persoonlijk behandelen. Lees de privacyverklaring van LinkedIn om meer over je privacy, bij gebruikmaking van LinkedIn, te achterhalen.

1.4.6 Website

Op onze website maken wij geen gebruik van cookies. Op onze website staan links naar andere websites. Als je hierop klikt, wordt er een nieuw venster geopend met daarin de andere website. Het is mogelijk dat deze websites gebruik maken van cookies. Mocht je hier meer informatie over willen, bekijk dan de cookie- en privacyverklaring van de bezochte website. De website houdt algemene bezoekgegevens bij, zoals het IP-adres van je apparaat, tijdstip van het bezoek en de gegevens die vanuit de browser worden meegestuurd. Met deze gegevens worden statistische analyses van het bezoekgedrag op de website gemaakt, waardoor wij de website kunnen optimaliseren.

1.4.7 YouTube

We embedden YouTube-video’s in een Privacy Enhanced Mode op onze website. Cookies worden hierbij niet gebruikt. Hierdoor zal YouTube geen informatie over je opslaan, tenzij je ervoor kiest de YouTube-video toch af te spelen. Voor meer informatie hierover: raadpleeg de YouTube API Services terms of service.

1.4.8 Zoom

In de tijden waarin face-to-face bijeenkomsten niet mogelijk zijn, willen wij je toch de mogelijkheid bieden om je te talen te oefenen. We organiseren online bijeenkomsten waarbij we het programma Zoom gebruiken. We raden je aan om de Zoom-app te downloaden en gebruiksvriendelijk in te richten. Daarnaast willen we je erop attent maken om geen gevoelige informatie te versturen. Na de bijeenkomst verwijderen wij de data. Lees de​ privacyverklaring van Zoom om meer over je privacy, bij gebruikmaking van Zoom, te achterhalen.

 

Artikel 2: Het verkrijgen van jouw gegevens

Jouw gegevens verkrijgen we via jou, als gevolg van één of meer van de volgende handelingen:
Het sturen van een e-mail naar ons;
Je inschrijving voor een AvaLingua Exchange-bijeenkomst;
Je inschrijving voor het ontvangen van onze nieuwsbrief;
Je bent lid van de Facebookgroep AvaLingua Exchange - Language Exchange - NL;
Je bent op Facebook bevriend met Ava van Nijmegen;
Je liket, plaatst opmerkingen of stuurt berichten naar de Facebookpagina AvaLingua Exchange;
Je volgt, plaatst opmerkingen of stuurt berichten naar de Instagrampagina van AvaLingua Exchange;
Je volgt, plaatst opmerkingen of stuurt berichten naar de​ LinkedInpagina van AvaLingua Exchange.

 

Artikel 3: Jouw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens

Inzage: als je jouw gegevens wilt inzien, kun je dit bij ons opvragen door ons een e-mail te sturen.
Wijziging: als je jouw gegevens wilt wijzigen, kun je bij ons een verzoek indienen door ons een e-mail te sturen.
Bezwaar: je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Intrekking: je kunt de reeds gegeven toestemming om jouw gegevens te verwerken, te allen tijde intrekken. Dit heeft echter wel gevolgen voor de service die wij jou kunnen verlenen.
Gegevensoverdracht: dit is niet van toepassing voor onze dienstverlening aangezien wij geen vergelijkbare samenwerkingspartners hebben. Desalniettemin kunnen wij altijd jouw gegevens opsturen als je daar via een e-mail om vraagt.
Voor bovengenoemde verzoeken en wijzigingen kun je contact met ons opnemen. Wij zullen vervolgens, afhankelijk van de wijziging of het verzoek, een gepaste actie ondernemen.

 

Artikel 4: Verwerkersovereenkomsten

De door jou verstrekte gegevens gebruiken wij enkel voor bedrijfsdoeleinden en worden niet gedeeld met derde partijen, tenzij wij hier wettelijk toe verplicht zijn. Om jouw privacy te waarborgen hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten met de bedrijven waar wij een dienst bij afnemen.

 

Artikel 5: Het bewaren van jouw gegevens

Een gedeelte van de persoonlijke inschrijfgegevens bewaren wij maximaal zes maanden in de cloud (Google). Andere gegevens (zoals de persoonsgegevens op de factuur) bewaren wij langer vanwege onze wettelijke verplichtingen. Regelmatig nemen wij de nodige veiligheidsmaatregelen om deze gegevens op een correcte manier te bewaren.

 

Artikel 6: Slotbepalingen

Wij kunnen dit privacybeleid zo nu en dan wijzigen. Als wij wezenlijke veranderingen aanbrengen in dit beleid, zullen wij dat duidelijk kenbaar maken. Wij zullen je in elk geval een notificatie sturen per e-mail als je je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief. Als je ervoor hebt gekozen jouw e-mailadres niet met ons te delen, raden wij je aan om regelmatig het privacybeleid op onze webpagina door te lezen om up to date te blijven met eventuele wijzigingen. Wij raden je aan om een dergelijke kennisgeving zorgvuldig te lezen.

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je hiertoe aanleiding ziet. Als je vragen hebt over deze verklaring of de verwerking van jouw gegevens, kun je contact opnemen met het AvaLingua Exchange Team.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

AvaLingua Exchange
KvK (Netherlands Chamber of Commerce): 72186054

 

Privacy statement AvaLingua Exchange

Version: 27 March 2020

 

The AvaLingua Exchange Team is concerned with your personal data.

We take care to use and process your data in a secure way, in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) (Dutch: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)).

This privacy statement informs you about the personal data we collect, why we do this, and to explain your rights about it. The AvaLingua Exchange Team takes collective responsibility for processing your data correctly. If you have any further questions regarding your privacy, please contact the AvaLingua Exchange Team.

 

Article 1: Data and purposes

AvaLingua Exchange can ask for and can use your data in several ways, which we will explain here:

1.1 Subscription to join a meeting

We use these data:
To make sure we can match you as good as possible to other participants;
To provide you with relevant information about the meeting;
To offer you adequate service during the meeting;
To inform you about the Dutch classes provided by AvaLingua, if you have selected that you are interested in those classes.
Not later than six months after you have subscribed for a meeting, we will remove your email address of the subscription.

1.2 Email, blogs and pictures

Every six months, we will remove both sent and received mails from all our email addresses. However, in case an email contains a suggestion, complaint or information like a blog, pictures or information about how AvaLingua Exchange operates, we will store that email. We will do this to guarantee a service as good as possible. And, next to that, for legitimate and essential corporate purposes, such as keeping the AvaLingua Exchange meetings operational, for making data-based corporate decisions regarding possibilities and to meet our legal obligations.
Upon your request, we will remove or anonymize your personal data, so you can not be identified with these anymore, unless we have legal permission or are legally obliged to store certain personal data, i.e. in order to send you an invoice.

1.3 Invoice

When you receive an invoice from us, the following data will be processed: your name, your company name (if applicable), your email address, outstanding payments and your invoice address (if applicable). These data are necessary for successfully completing a payment. We are legally required to store these data for a period of seven years, as specified by The Tax and Customs Administration (Dutch: Belastingdienst). After this period, we will remove these data.

1.4 Marketing

We can use the following data for our marketing purposes: your name, your email address and (if applicable) your social media account (see: 1.4.3 Facebook). In this way we can inform you about our meetings, activities and updates.

1.4.1 Newsletter

You can subscribe to receive our newsletter. In this newsletter, we will inform you about our meetings and other relevant information, such as language facts and activities in your area. To be able to send you the newsletter, we will use your name and email address. Every newsletter has an option to unsubscribe for future newsletters. If you decide to unsubscribe, the aforementioned data will also be removed.

1.4.2 Visual media

We will create visual media during the meetings, and we will use it for our website and/or social media. The subscription form contains a question where we ask if you agree to be in it. If you indicate that you do not want to be visible, we will acknowledge your request.

1.4.3 Facebook

When you are a member of our public Facebook group AvaLingua Exchange - Language Exchange - NL, the messages you post in this group will be visible to all group members and other Facebook members that view this page. You can leave this Facebook group at any moment.
When you like our Facebook page AvaLingua Exchange, you are able to ‘unlike’ this page at any moment.
When you get in touch with us via Facebook by means of a private message to Ava van Nijmegen, or the chat functionality on the AvaLingua Exchange Facebook page, the AvaLingua Exchange Team will handle it personally. Please refer to Facebook’s privacy statement to inform yourself about your privacy, when using Facebook.

1.4.4 Instagram

We are administrators of the AvaLingua Exchange page on Instagram. If you choose to follow this page, or like any content on this page, your name will be visible. You can ‘unfollow’ this page or ‘unlike’ any messages at any moment. If you post anything on this page, your post will be publicly visible. If you get in touch with us through a private message, the AvaLingua Exchange Team will respond to you privately. Please refer to Instagram’s privacy statement to inform yourself about your privacy, when using Instagram.

1.4.5 LinkedIn

We are administrators of the AvaLingua Exchange page on LinkedIn. If you choose to follow this page, or like any content on this page, your name will be visible. You can ‘unfollow’ this page or ‘unlike’ any messages at any moment. If you post anything under our posts, your comment will be publicly visible. If you get in touch with us through a private message, the AvaLingua Exchange Team will respond to you privately. Please refer to LinkedIn's privacy statement to inform yourself about your privacy, when using LinkedIn.

1.4.6 Website

Our website does not use cookies. Our website contains links to other websites, that may use cookies. If you want more information about this, please refer to the cookie policy and/or privacy statement of those other websites.
General visiting data will be stored when you visit our website. In particular: your device’s IP address, time of visit and any additional data sent by your browser. These data will be used for statistical analytics such as visiting behaviour, so that we are able to optimize the website.

1.4.7 YouTube

We embed YouTube videos on our website in a Privacy Enhanced Mode. Cookies will not be used. This way, YouTube will not store information about you, unless you choose to play the YouTube video after all. For more information, please refer to the YouTube API Services terms of Service.

1.4.8 Zoom

In times when face-to-face meetings are not possible, we would still like to give you the opportunity to practice your languages. Therefore, we organize online meetings by using the program Zoom. We advise you to​ download the Zoom app and set it up properly. Next to that, we advise you not to send any sensitive information. After the meetings we will remove the data. Please refer to​ Zoom's privacy statement to inform yourself about your privacy, when using Zoom.

 

Article 2: Acquiring your data

We acquire your data from you as a result of one or more of the following actions:
You sent us an email;
Your subscription to join an AvaLingua Exchange meeting;
Your subscription to receive our newsletter;
You are a member of the Facebook group AvaLingua Exchange - Language Exchange - NL;
You are friends on Facebook with Ava van Nijmegen;
You like, post comments or send messages to the Facebook page AvaLingua Exchange;
You follow, post comments or send messages to AvaLingua Exchange on Instagram;
You follow, post comments or send messages to AvaLingua Exchange on LinkedIn.

 

Article 3: Your rights regarding your personal data

Right to inspect: if you want to look into your data, you can send us a request by email.
Modification: if you want to modify your data, you can send us a request by email.
Objection: you have the right to object against the processing of your data.
Revocation: you can revoke the permission you have given us to process your data at any moment. Keep in mind that this will affect the services we can offer you.
For the aforementioned requests and modifications, please contact the AvaLingua Exchange Team. After that, we will take adequate measures, depending on the request or modification.

 

Article 4: Data Processing Agreements

We will use the data you provided for corporate purposes only and we will not share them with third parties, unless we have a legal obligation to do so. To warrant your privacy, we have arranged data processing agreements with the companies whose services we use.

 

Article 5: Storing your data

We will store a part of your personal data for a maximum period of six months, using a cloud service (Google). The other personal data we will save for a longer time because of our legal obligation, like the personal data on the invoices. We take adequate safety measures on a frequent basis, to store these data in a correct way.

 

Article 6: Final clauses

We can modify this privacy statement from time to time. Whenever these modifications are significant, we will clearly notify you. We will send you a notification email in any case if you have subscribed to receive our newsletter. If you have chosen not to share your email address with us, we recommend you to check our privacy statement on our website on a regular basis, to stay up to date. Whenever you receive such a notification, we recommend you to read it carefully.

You have the right to register a complaint at the Dutch Data Protection Authority (Dutch: Autoriteit Persoonsgegevens) whenever you feel the need to do so. If you have any questions about this privacy statement or the processing of your data, please contact the AvaLingua Exchange Team.